Politică de confidențialitate privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale Utilizatorilor platformei SicurPoint©

1. Operatorul de date

Valagro S.p.A., cu sediul social în Atessa (CH), Via Cagliari 1, Zona Industriale, în calitate de Operator de date, denumită în continuare și „Compania” sau „Operatorul”, furnizează această politică de confidențialitate în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679, denumit în continuare „GDPR”, și Decretul Legislativ 196/2003, astfel cum a fost modificat prin Decretul Legislativ 101/2018.

Prezenta politică de confidențialitate privește prelucrarea datelor cu caracter personal ale utilizatorilor platformei multimedia SicurPoint©, utilizată de Companie pentru activități de informare, instruire și verificare a învățării în materie de sănătate, siguranță, mediu, probleme HSE și prevenirea riscurilor de accidente majore, inclusiv în scopul obligațiilor aplicabile în temeiul legislației Seveso și, în special, a Decretului Legislativ 105/2015 și a Apendicelui 1 din Anexa B la același decret.

Pentru cereri referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor indicate în această politică de confidențialitate, Persoana vizată poate contacta Operatorul la adresa de e-mail privacy.valagrospa@syngenta.com.

2. Persoanele vizate

Această politică de confidențialitate se aplică tuturor utilizatorilor autorizați de Companie să acceseze și să utilizeze platforma SicurPoint© care accesează platforma în scopuri de informare și/sau instruire, precum și pentru nevoi de siguranță și prevenire a riscurilor legate de desfășurarea de activități la uzina Valagro S.p.A. din Atessa și, în special:

(a) persoanelor externe Companiei, cum ar fi personalul companiilor terțe, contractori, consultanți, transportatori, vizitatori și alți furnizori sau colaboratori externi;

(b) angajaților și colaboratorilor interni ai Companiei.

Această politică de confidențialitate se referă exclusiv la prelucrarea datelor cu caracter personal legate de utilizarea platformei SicurPoint©.

3. Date personale prelucrate

În cadrul activării, gestionării și utilizării platformei SicurPoint©, Compania poate prelucra, în limitele necesare și conform funcționalităților efectiv activate, date de identificare și date referitoare la contul de utilizator, cum ar fi numele, prenumele, orașul/localitatea, țara, codul fiscal, numele companiei sau al companiei de apartenență, funcția/calificarea (vizitator sau personal intern), adresa de e-mail, numele de utilizator, credențialele de acces sub formă protejată, rolul atribuit pe platformă, apartenența la grup și starea utilizatorului.

De asemenea, pot fi prelucrate date referitoare la activitățile de instruire alocate și desfășurate prin intermediul platformei, cum ar fi cursurile alocate, datele de disponibilitate a cursurilor, stadiul de progres, finalizarea sau nefinalizarea modulelor, vizualizarea materialelor informatizate, răspunsurile la chestionare, rezultatele verificărilor de învățare, procentele de eroare, eventualele certificate și informațiile conținute în rapoartele generate de platformă.

Platforma poate prelucra, de asemenea, datele introduse de utilizatori în cadrul oricăror funcționalități de feedback activate de Companie, cum ar fi comentarii, întrebări, sugestii sau solicitări legate de cursuri și activitățile de instruire. Utilizatorul este prin urmare invitat să nu introducă date irelevante și inutile, evitând comunicarea datelor personale ale unor terțe părți și, în special, a categoriilor speciale de date sau a altor informații de natură sensibilă. În cadrul funcționării tehnice a platformei pot fi prelucrate date referitoare la accese și activitățile desfășurate, inclusiv jurnalele de sistem și informațiile necesare pentru a asigura siguranța, trasabilitatea, întreținerea, backup-ul și funcționarea corectă a serviciului.

De regulă, utilizarea obișnuită a platformei nu necesită prelucrarea unor categorii speciale de date cu caracter personal în sensul art. 9 din GDPR, nici a datelor referitoare la condamnări penale și infracțiuni în sensul art. 10 din GDPR. Utilizatorul este prin urmare invitat să nu introducă astfel de date în câmpurile libere sau în comunicările legate de utilizarea platformei. În cazul în care astfel de date ar fi introduse ocazional de către utilizatori în câmpuri libere sau comunicări legate de utilizarea platformei, Compania le va prelucra numai dacă sunt relevante și necesare și pot fi prelucrate în mod legal în raport cu scopurile urmărite sau, în caz contrar, va proceda la ștergerea sau anonimizarea acestora.

4. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării

Scopul prelucrării Datelor personale prin intermediul platformei SicurPoint© este furnizarea de activități de informare, instruire și verificare a învățării în materie de sănătate, siguranță, mediu și prevenirea riscurilor de accidente majore, în vederea îndeplinirii obligațiilor prevăzute de legislația aplicabilă, cu referire în special la legislația Seveso și la Decretul Legislativ 105/2015.

Temeiurile juridice ale prelucrării sunt:

• îndeplinirea obligațiilor legale cărora le este supusă Compania;
• interesul legitim al Companiei de a asigura siguranța uzinei, a persoanelor și a mediului;
• executarea unor măsuri precontractuale sau contractuale, acolo unde este aplicabil în legătură cu raportul de muncă, colaborare, contractare sau alt raport relevant.

Pentru atingerea acestui scop, prelucrarea include crearea și gestionarea contului, autentificarea, alocarea și furnizarea de cursuri, verificarea finalizării și a rezultatelor, producerea de rapoarte, trimiterea de notificări referitoare la cursuri și termene limită, gestionarea eventualelor feedback-uri ale utilizatorilor, precum și activitățile de siguranță, întreținere și continuitate a serviciului platformei.

Datele pot fi de asemenea prelucrate pentru îndeplinirea unor obligații legale suplimentare, pentru a răspunde solicitărilor autorităților competente sau pentru a stabili, exercita sau apăra un drept al Companiei sau al unor terți în proceduri judiciare sau extrajudiciare.

5. Furnizarea Datelor

Furnizarea Datelor necesare pentru crearea contului, accesul la platformă, alocarea cursurilor, desfășurarea activităților de instruire și verificarea învățării este necesară pentru a utiliza platforma și a finaliza parcursurile solicitate.

Nefurnizarea Datelor necesare poate duce la imposibilitatea accesării platformei, a beneficierii de conținut, a finalizării instruirii, a obținerii oricăror certificări sau a documentării îndeplinirii obligațiilor de instruire și informare aplicabile.

Furnizarea datelor în cadrul oricăror funcționalități de feedback este opțională, cu excepția cazului în care anumite activități de instruire sau proceduri ale companiei prevăd altfel. În orice caz, utilizatorul este invitat să furnizeze numai informații relevante pentru activitățile de instruire și siguranță.

6. Modalități de prelucrare

Prelucrarea Datelor are loc în principal prin instrumente informatice, telematice și automatizate, prin intermediul platformei SicurPoint© și a sistemelor tehnice conectate la aceasta. Prelucrarea poate avea loc și prin intermediul documentelor electronice, rapoartelor, exporturilor în format pdf, excel sau csv, comunicărilor prin e-mail și instrumentelor de gestionare a solicitărilor de asistență.

Platforma prevede roluri diferențiate, inclusiv administrator tehnic al furnizorului platformei, manager de companie și utilizator/student. Accesul la Date este limitat la persoanele autorizate, conform funcțiilor lor respective și în limitele necesare pentru desfășurarea activităților alocate.

Accesul la platformă se face prin intermediul unor credențiale personale. Utilizatorul are obligația de a-și păstra cu grijă credențialele, de a nu le partaja cu terți și de a informa prompt Compania în cazul în care suspectează o utilizare necorespunzătoare, pierderea sau compromiterea acestora.

Compania și persoanele care prelucrează Date în numele său adoptă măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura siguranța, confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea Datelor.

Platforma poate genera automat informații referitoare la stadiul de finalizare a cursurilor, rezultatele chestionarelor, procentele de eroare, termenele limită și participarea. Aceste funcționalități sunt utilizate în scopuri de instruire, organizare și conformitate. Nu există decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată care să producă efecte juridice asupra Persoanei vizate sau să o afecteze în mod similar, în mod semnificativ, în sensul art. 22 din GDPR.

7. Destinatarii Datelor

Vor putea lua la cunoștință Datele, în limitele competențelor și autorizațiilor lor respective, persoanele interne Companiei însărcinate cu gestionarea platformei, a instruirii, a siguranței, HSE, IT, conformității și organizării activităților din cadrul uzinei.

Pentru furnizarea platformei SicurPoint©, Compania folosește un furnizor de platformă și serviciile aferente de configurare, întreținere, asistență, backup și gestionare tehnică. În măsura în care prelucrează Date cu caracter personal în numele Companiei, acest furnizor acționează în calitate de Persoană împuternicită de operator în sensul art. 28 din GDPR, în baza unui acord specific sau act de numire.

De asemenea, vor putea lua la cunoștință Datele, în limitele necesare furnizării și funcționării corecte a platformei, eventualii furnizori tehnici implicați în prestarea serviciului, inclusiv furnizori cloud, furnizori de servicii IT, persoane responsabile de întreținere, asistență tehnică, securitate și backup.

În cazul în care Persoana vizată acționează în numele unei companii terțe, al unui contractor, al unui furnizor sau al unei alte persoane externe, anumite Date referitoare la abilitare, participare, finalizarea instruirii sau rezultatul activităților solicitate pot fi comunicate angajatorului, clientului sau persoanei de contact a Persoanei vizate, atunci când este necesar pentru a documenta îndeplinirea obligațiilor de instruire, a gestiona accesul în uzină sau a asigura desfășurarea corectă a activităților.

Datele pot fi de asemenea comunicate autorităților publice, organismelor de supraveghere, autorităților judiciare sau altor părți autorizate, în cazurile prevăzute de lege sau atunci când este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor de reglementare sau pentru protejarea drepturilor Companiei sau ale terților.

Datele cu caracter personal nu vor fi difuzate, cu excepția cazului în care legea sau un ordin al autorității competente prevede acest lucru.

8. Transferuri către țări terțe

Dacă, din considerente tehnice, organizatorice, de găzduire, întreținere, asistență, backup, securitate sau de gestionare a furnizorilor și subfurnizorilor, ar fi necesar ca Datele să fie transferate sau accesibile în afara Spațiului Economic European, transferul va avea loc în conformitate cu prevederile art. 44 și următoarele din GDPR, inclusiv prin decizii de adecvare, clauze contractuale standard sau alte garanții prevăzute de legislația aplicabilă.

Persoana vizată poate solicita informații referitoare la garanțiile aplicate contactând Operatorul la datele de contact indicate în prezenta politică de confidențialitate.

9. Perioade de păstrare

Datele sunt păstrate pe durata necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate, cu respectarea principiului limitării stocării.

Datele aferente contului, abilitării pe platformă, rolurilor și grupurilor din care face parte utilizatorul sunt păstrate pe perioada în care Persoana vizată este autorizată să folosească platforma și, ulterior, pe timpul necesar documentării activităților desfășurate, gestionării unor eventuale verificări și protejării drepturilor Companiei.

Datele referitoare la cursuri, participare, stadiul progresului, finalizare, chestionare, rezultatele verificărilor, eventuale certificate și rapoarte de instruire sunt păstrate pentru timpul necesar documentării îndeplinirii obligațiilor de instruire și informare aplicabile, inclusiv cele legate de reglementările privind sănătatea și siguranța și prevenirea riscurilor de accidente majore conform Decretului Legislativ 105/2015. În lipsa unui termen specific mai scurt, aceste Date pot fi păstrate pe toată durata raportului relevant cu Compania și, ulterior, pentru o perioadă maximă de 10 ani de la încetarea raportului sau de la ultima activitate relevantă, sub rezerva necesității de păstrare suplimentară pentru obligații legale, controale, litigii sau apărarea drepturilor.

Datele cuprinse în eventuale feedback-uri, comentarii, întrebări sau sugestii sunt păstrate pe timpul necesar gestionării comunicării sau activității de instruire la care se referă. Dacă sunt relevante în scopul documentației de instruire sau de siguranță, acestea pot fi păstrate pentru aceleași perioade prevăzute pentru documentația de instruire.

Jurnalele tehnice, datele de acces și datele prelucrate pentru securitate, întreținere și asistență sunt păstrate strict pentru timpul necesar funcționării, securității și verificării evenimentelor tehnice, de regulă pentru o perioadă de cel mult 12 luni, cu excepția nevoii de păstrare suplimentară pentru anomalii, incidente de securitate, solicitări ale autorităților sau apărarea drepturilor.

La expirarea perioadei de păstrare aplicabile, Datele vor fi șterse, anonimizate sau agregate.

10. Drepturile Persoanei vizate

Persoana vizată își poate exercita oricând, în limitele și condițiile prevăzute de legislația în vigoare, drepturile menționate la art. 15-22 din GDPR.

În special, Persoana vizată are dreptul de a obține acces la Datele sale personale, de a cere rectificarea sau completarea acestora, de a cere ștergerea acestora în cazurile prevăzute de lege, de a obține restricționarea prelucrării, de a se opune prelucrării atunci când se bazează pe interes legitim, de a primi Datele într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit automat în cazurile de portabilitate aplicabile și de a nu fi supusă unor decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care produc efecte juridice sau care o afectează în mod similar, semnificativ.

Pentru a-și exercita drepturile, Persoana vizată poate scrie la adresa de e-mail privacy.valagrospa@syngenta.com.

Compania va răspunde în termen de o lună de la primirea cererii. În caz de complexitate deosebită sau număr mare de cereri, acest termen poate fi prelungit cu încă două luni, cu notificarea prealabilă a Persoanei vizate.

Persoana vizată are de asemenea dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Garantă pentru protecția datelor cu caracter personal, în cazul în care consideră că prelucrarea Datelor personale are loc cu încălcarea legislației aplicabile, fără a aduce atingere dreptului de a se adresa autorității judiciare competente.

11. Persoane împuternicite externe

Compania poate folosi subiecți externi care prelucrează Date personale în numele Companiei, în calitate de Persoane împuternicite de operator în conformitate cu art. 28 din GDPR.

Cu referire specifică la platforma SicurPoint©, Compania utilizează un furnizor de platformă și serviciile tehnice aferente. Acest furnizor poate prelucra Date personale pentru a pune la dispoziție platforma, a gestiona mediul cloud, a configura conturi, a oferi asistență tehnică, a aplica actualizări, a efectua backup-uri, a întreține sistemul și a sprijini administratorii autorizați de Companie.

Furnizorul platformei prelucrează Datele personale în numele Companiei și conform instrucțiunilor documentate ale acesteia, în limitele acordului sau actului juridic stipulat conform art. 28 din GDPR.

Se pot obține informații actualizate privind categoriile de persoane împuternicite externe adresând o cerere către Operator conform modalităților indicate în prezenta politică de confidențialitate.

12. Modificări și actualizări

Compania poate modifica sau actualiza această politică de confidențialitate în caz de modificări ale platformei SicurPoint©, ale scopurilor sau modalităților de prelucrare, ale furnizorilor implicați, ale timpilor de păstrare sau ale legislației aplicabile.

Versiunea actualizată va fi pusă la dispoziția Persoanelor vizate prin intermediul platformei, al site-ului companiei, prin comunicare pe e-mail sau prin alte canale considerate potrivite de către Companie.