Informativa sul trattamento dei dati personali degli Utenti della piattaforma SicurPoint©

1. Titolare del trattamento

Valagro S.p.A., con sede legale in Atessa (CH), Via Cagliari 1, Zona Industriale, in qualità di Titolare del trattamento, di seguito anche la “Società” o il “Titolare”, fornisce la presente informativa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679, di seguito “GDPR”, e del D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018.

La presente informativa riguarda il trattamento dei dati personali degli utenti della piattaforma multimediale SicurPoint©, utilizzata dalla Società per attività di informazione, formazione e verifica dell’apprendimento in materia di salute, sicurezza, ambiente, tematiche HSE e prevenzione dei rischi di incidente rilevante, anche ai fini degli adempimenti applicabili ai sensi della normativa Seveso e, in particolare, del D.Lgs. 105/2015 e dell’Appendice 1 dell’Allegato B al medesimo decreto.

Per richieste relative al trattamento dei dati personali o per l’esercizio dei diritti indicati nella presente informativa, l’Interessato può contattare il Titolare all’indirizzo e-mail privacy.valagrospa@syngenta.com.

2. Interessati

La presente informativa si applica a tutti gli utenti autorizzati dalla Società ad accedere e utilizzare la piattaforma SicurPoint© che accedono alla piattaforma per finalità informative e/o formative, nonché per esigenze di sicurezza e prevenzione dei rischi connesse allo svolgimento di attività presso lo stabilimento Valagro S.p.A. di Atessa e, in particolare:

(a) soggetti esterni alla Società, quali personale di imprese terze, appaltatori, consulenti, autotrasportatori, visitatori e altri fornitori o collaboratori esterni;

(b) dipendenti e collaboratori interni della Società.

La presente informativa riguarda esclusivamente i trattamenti di dati personali connessi all'utilizzo della piattaforma SicurPoint©.

3. Dati personali trattati

Nell’ambito dell’attivazione, gestione e utilizzo della piattaforma SicurPoint©, la Società può trattare, nei limiti necessari e secondo le funzionalità effettivamente attivate, dati identificativi e dati relativi all’utenza, quali nome, cognome, città/località, nazione, codice fiscale, nome azienda o azienda appartenenza, mansione/qualifica (visitatore o personale interno), indirizzo e-mail, username, credenziali di accesso in forma protetta, ruolo assegnato sulla piattaforma, gruppo di appartenenza e stato dell’utenza.

Possono inoltre essere trattati dati relativi alle attività formative assegnate e svolte tramite la piattaforma, quali corsi assegnati, date di disponibilità dei corsi, stato di avanzamento, completamento o mancato completamento dei moduli, visualizzazione delle dispense informatizzate, risposte ai quiz, risultati delle verifiche di apprendimento, percentuali di errore, eventuali attestati e informazioni contenute nei report generati dalla piattaforma.

La piattaforma può altresì trattare dati inseriti dagli utenti nell’ambito delle eventuali funzionalità di feedback attivate dalla Società, quali commenti, quesiti, suggerimenti o richieste connesse ai corsi e alle attività formative. L’utente è pertanto invitato a non inserire dati non pertinenti e necessari, evitando di comunicare dati personali di terzi e, in particolare, categorie particolari di dati o altre informazioni di natura sensibile. Nell’ambito del funzionamento tecnico della piattaforma possono essere trattati dati relativi agli accessi e alle attività svolte, inclusi log di sistema e informazioni necessarie a garantire sicurezza, tracciabilità, manutenzione, backup e corretto funzionamento del servizio.

Di regola, l’utilizzo ordinario della piattaforma non richiede il trattamento di categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR, né di dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell’art. 10 GDPR. L’utente è pertanto invitato a non inserire tali dati nei campi liberi o nelle comunicazioni connesse all’utilizzo della piattaforma. Qualora tali dati fossero occasionalmente inseriti dagli utenti in campi liberi o comunicazioni connesse all’utilizzo della piattaforma, la Società li tratterà solo se pertinenti e necessari e lecitamente trattabili rispetto alle finalità perseguite o, in caso contrario, potrà procedere alla loro cancellazione o oscuramento.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

La finalità del trattamento dei Dati personali mediante la piattaforma SicurPoint© è l'erogazione di attività di informazione, formazione e verifica dell'apprendimento in materia di salute, sicurezza, ambiente e prevenzione dei rischi di incidente rilevante, in adempimento degli obblighi previsti dalla normativa applicabile, con particolare riferimento alla normativa Seveso e al D.Lgs. 105/2015.

Le basi giuridiche del trattamento sono:

• l'adempimento di obblighi di legge cui è soggetta la Società;
• il legittimo interesse della Società a garantire la sicurezza dello stabilimento, delle persone e dell'ambiente;
• l'esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali, ove applicabile in relazione al rapporto di lavoro, collaborazione, appalto o altro rapporto rilevante.

Per il perseguimento di tale finalità, il trattamento comprende la creazione e gestione dell'account, l'autenticazione, l'assegnazione e l'erogazione dei corsi, la verifica del completamento e degli esiti, la produzione di report, l'invio di notifiche relative a corsi e scadenze, la gestione di eventuali feedback degli utenti, nonché le attività di sicurezza, manutenzione e continuità del servizio della piattaforma.

I Dati possono inoltre essere trattati per adempiere a ulteriori obblighi di legge, riscontrare richieste delle autorità competenti o accertare, esercitare o difendere un diritto della Società o di terzi in sede giudiziaria o stragiudiziale.

5. Conferimento dei Dati

Il conferimento dei Dati necessari alla creazione dell’account, all’accesso alla piattaforma, all’assegnazione dei corsi, allo svolgimento delle attività formative e alla verifica dell’apprendimento è necessario per utilizzare la piattaforma e completare i percorsi richiesti.

Il mancato conferimento dei Dati necessari può comportare l’impossibilità di accedere alla piattaforma, fruire dei contenuti, completare la formazione, ottenere eventuali attestazioni o documentare l’adempimento degli obblighi formativi e informativi applicabili.

Il conferimento di dati nell’ambito delle eventuali funzionalità di feedback è facoltativo, salvo che specifiche attività formative o procedure aziendali prevedano diversamente. In ogni caso, l’utente è invitato a fornire solo informazioni pertinenti rispetto alle attività formative e di sicurezza.

6. Modalità del trattamento

Il trattamento dei Dati avviene principalmente mediante strumenti informatici, telematici e automatizzati, attraverso la piattaforma SicurPoint© e i sistemi tecnici ad essa collegati. Il trattamento può avvenire anche mediante documenti elettronici, report, esportazioni in formato pdf, excel o csv, comunicazioni e-mail e strumenti di gestione delle richieste di assistenza.

La piattaforma prevede ruoli differenziati, tra cui amministratore tecnico del fornitore della piattaforma, manager aziendale e utente/studente. L’accesso ai Dati è limitato ai soggetti autorizzati, secondo le rispettive funzioni e nei limiti necessari allo svolgimento delle attività assegnate.

L’accesso alla piattaforma avviene mediante credenziali personali. L’utente è tenuto a custodire le proprie credenziali con cura, a non condividerle con terzi e a informare tempestivamente la Società in caso di sospetto uso improprio, perdita o compromissione.

La Società e i soggetti che trattano Dati per suo conto adottano misure tecniche e organizzative adeguate a garantire sicurezza, riservatezza, integrità e disponibilità dei Dati.

La piattaforma può generare automaticamente informazioni relative allo stato di completamento dei corsi, agli esiti dei quiz, alle percentuali di errore, alle scadenze e alla partecipazione. Tali funzionalità sono utilizzate per finalità formative, organizzative e di compliance. Non sono previste decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici sull’Interessato o incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona ai sensi dell’art. 22 GDPR.

7. Destinatari dei Dati

Potranno venire a conoscenza dei Dati, nei limiti delle rispettive competenze e autorizzazioni, i soggetti interni alla Società incaricati della gestione della piattaforma, della formazione, della sicurezza, dell’HSE, dell’IT, della compliance e dell’organizzazione delle attività presso lo stabilimento.

Per l’erogazione della piattaforma SicurPoint©, la Società si avvale di un fornitore della piattaforma e dei relativi servizi di configurazione, manutenzione, assistenza, backup e gestione tecnica. Nei limiti in cui tratta Dati personali per conto della Società, tale fornitore opera quale Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, sulla base di apposito accordo o atto di nomina.

Potranno inoltre venire a conoscenza dei Dati, nei limiti necessari all’erogazione e al corretto funzionamento della piattaforma, eventuali fornitori tecnici coinvolti nella prestazione del servizio, inclusi provider cloud, fornitori di servizi informatici, soggetti incaricati della manutenzione, dell’assistenza tecnica, della sicurezza e del backup.

Qualora l’Interessato operi per conto di un’impresa terza, di un appaltatore, di un fornitore o di altro soggetto esterno, alcuni Dati relativi all’abilitazione, alla partecipazione, al completamento della formazione o all’esito delle attività richieste potranno essere comunicati al datore di lavoro, committente o referente dell’Interessato, ove necessario per documentare l’adempimento degli obblighi formativi, gestire l’accesso allo stabilimento o assicurare il corretto svolgimento delle attività.

I Dati potranno inoltre essere comunicati ad autorità pubbliche, organi di vigilanza, autorità giudiziarie o altri soggetti legittimati, nei casi previsti dalla legge o quando necessario per adempiere a obblighi normativi o tutelare i diritti della Società o di terzi.

I Dati personali non saranno diffusi, salvo che ciò sia previsto dalla legge o da un ordine dell’autorità competente.

8. Trasferimenti verso Paesi terzi

Qualora, per esigenze tecniche, organizzative, di hosting, manutenzione, assistenza, backup, sicurezza o gestione di fornitori e sub-fornitori, si rendesse necessario trasferire o rendere accessibili i Dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento avverrà nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR, anche mediante decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altre garanzie previste dalla normativa applicabile.

L’Interessato può richiedere informazioni sulle eventuali garanzie applicate contattando il Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa.

9. Tempi di conservazione

I Dati sono conservati per il tempo necessario al perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti, nel rispetto del principio di limitazione della conservazione.

I Dati relativi all’account, all’abilitazione alla piattaforma, ai ruoli e ai gruppi di appartenenza sono conservati per il periodo in cui l’Interessato è autorizzato a utilizzare la piattaforma e, successivamente, per il tempo necessario a documentare le attività svolte, gestire eventuali verifiche e tutelare i diritti della Società.

I Dati relativi ai corsi, alla partecipazione, allo stato di avanzamento, al completamento, ai quiz, agli esiti delle verifiche, agli eventuali attestati e alla reportistica formativa sono conservati per il tempo necessario a documentare l’adempimento degli obblighi formativi e informativi applicabili, inclusi quelli connessi alla normativa in materia di salute e sicurezza e prevenzione dei rischi di incidente rilevante ai sensi del D.Lgs. 105/2015. In assenza di un termine specifico più breve, tali Dati potranno essere conservati per tutta la durata del rapporto rilevante con la Società e, successivamente, per un periodo massimo di 10 anni dalla cessazione del rapporto o dall’ultima attività rilevante, salvo necessità di conservazione ulteriore per obblighi di legge, controlli, contenziosi o difesa dei diritti.

I Dati contenuti in eventuali feedback, commenti, quesiti o suggerimenti sono conservati per il tempo necessario alla gestione della comunicazione o dell’attività formativa cui si riferiscono. Se rilevanti ai fini della documentazione formativa o di sicurezza, potranno essere conservati per i medesimi tempi previsti per la documentazione formativa.

I log tecnici, i dati di accesso e i dati trattati per sicurezza, manutenzione e assistenza sono conservati per il tempo strettamente necessario al funzionamento, alla sicurezza e alla verifica degli eventi tecnici, di regola per un periodo non superiore a 12 mesi, salvo necessità di conservazione ulteriore per anomalie, incidenti di sicurezza, richieste dell’autorità o difesa dei diritti.

Alla cessazione del periodo di conservazione applicabile, i Dati saranno cancellati, anonimizzati o aggregati.

10. Diritti dell’Interessato

L’Interessato può esercitare in qualsiasi momento, nei limiti e alle condizioni previste dalla normativa applicabile, i diritti di cui agli artt. 15-22 GDPR.

In particolare, l’Interessato ha il diritto di ottenere l’accesso ai propri Dati personali, chiederne la rettifica o l’integrazione, chiederne la cancellazione nei casi previsti dalla legge, ottenere la limitazione del trattamento, opporsi al trattamento quando basato sul legittimo interesse, ricevere i Dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico nei casi di portabilità applicabili, e non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona.

Per esercitare i propri diritti, l’Interessato può scrivere all’indirizzo e-mail privacy.valagrospa@syngenta.com.

La Società risponderà entro un mese dal ricevimento della richiesta. In caso di particolare complessità o di elevato numero di richieste, tale termine potrà essere prorogato fino a due ulteriori mesi, previa comunicazione all’Interessato.

L’Interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, qualora ritenga che il trattamento dei Dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile, fatto salvo il diritto di rivolgersi all’autorità giudiziaria competente.

11. Responsabili esterni del trattamento

La Società può avvalersi di soggetti esterni che trattano Dati personali per conto della Società, in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

Con specifico riferimento alla piattaforma SicurPoint©, la Società si avvale di un fornitore della piattaforma e dei relativi servizi tecnici. Tale fornitore può trattare Dati personali per mettere a disposizione la piattaforma, gestire l’ambiente cloud, configurare gli account, fornire assistenza tecnica, applicare aggiornamenti, effettuare backup, mantenere il sistema e supportare gli amministratori autorizzati dalla Società.

Il fornitore della piattaforma tratta i Dati personali per conto della Società e secondo le istruzioni documentate della stessa, nei limiti dell’accordo o dell’atto giuridico stipulato ai sensi dell’art. 28 GDPR.

È possibile ottenere informazioni aggiornate sulle categorie di responsabili esterni del trattamento facendone richiesta al Titolare con le modalità indicate nella presente informativa.

12. Modifiche e aggiornamenti

La Società potrà modificare o aggiornare la presente informativa in caso di variazioni della piattaforma SicurPoint©, delle finalità o modalità del trattamento, dei fornitori coinvolti, dei tempi di conservazione o della normativa applicabile.

La versione aggiornata sarà resa disponibile agli Interessati tramite la piattaforma, il sito aziendale, comunicazione e-mail o altri canali ritenuti idonei dalla Società.